Hoe kun je je tijd efficiënt besteden??

Om dat te kunnen bereiken is het belangrijk om de juiste prioriteiten te stellen. En hoe doe je dat? Door de urgentie van je taken en opdrachten als ook de belangrijkheid ervan te bekijken.

Hiervoor is een model beschikbaar dat door veel mensen gebruikt wordt: De Eisenhower matrix. Deze wordt ook wel Eisenhower model, Eisenhower schema of Eisenhower kwadrant genoemd.

De Eisenhower matrix bestaat uit de volgende vier kwadranten:

belangrijk / urgent
belangrijk / niet urgent
niet belangrijk / urgent
niet belangrijk / niet urgent

Waar hoort die ene taak of opdracht nou thuis? Welke overweging neem je daarin mee?

Heel vaak lijkt het dat je de meeste taken direct moet uitvoeren. Maar wanneer je even rustig kijkt, zul je zien dat je echt wel onderscheid kunt maken tussen taken die je wel meteen moet aanpakken en taken die je op een later tijdstip kunt doen of die je zelfs kan laten!

Door gebruikmaking van het Eisenhower model kun je gemakkelijker prioriteiten stellen in je taken, taken overdragen of delegeren en taken opnemen in een planning. Je begint dus niet klakkeloos opdrachten uit te voeren, maar je maakt een pas op de plaats en bepaalt weloverwogen waar jij hier en nu jouw aandacht aan gaat geven. De rest staat in je agenda, heb je bij de juiste uitvoerder neergelegd of is van je to-do lijst verwijderd!

Hieronder een uitleg van het Eisenhower schema:

Urgent

Niet urgent

Belangrijk

1 DOEN Belangrijk en urgent

Heeft de hoogste prioriteit en kan niet wachten

Deze taak moet NU opgepakt worden

· Crisis

· Dringende problemen

· Projecten met een deadline

· Klachten

· Reportages

2 PLANNEN Belangrijk maar niet urgent

Deze taak mag niet vergeten worden

Je moet deze taak zelf uitvoeren

· Planning en voorbereiding

· Preventie

· Relatiebeheer

· Ontspanning

· Werken aan jezelf

Niet belangrijk

3 DELEGEREN Niet belangrijk maar wel urgent

Het is niet noodzakelijk dat deze taak door jou wordt uitgevoerd

· Crises van anderen

· Onnodige onderbrekingen

· Sommige vergaderingen

· Sommige telefoontjes

· Overbodige rapportages

4 ELIMIINEREN Niet belangrijk en niet urgent

Overbodige taken

Afleiding

· Tijdverspilling

· Vluchtactiviteiten

· Teveel tv, internet

· Sommige post en mail

· Sommige telefoontjes

Als je kijkt naar het eerste kwadrant, dan is de benaming stresskwadrant, zoals dit ook wel genoemd wordt, best passend.

Alle taken die hierin staan kúnnen namelijk tot stress leiden. Maar let op: taken uit kwadrant twee en drie kunnen, indien je ze niet goed hebt gepland of slecht hebt gedelegeerd, alsnog in het eerste kwadrant terecht komen. Dan zal dat zeker stress opleveren, omdat je daardoor in tijdsnood kunt raken.

Hoe voorkom je dit?

Door jezelf tijdens een (werk)dag regelmatig af te vragen in wel kwadrant je aan het werk bent! Dat geeft je namelijk inzicht of je in het hier en nu wel bezig bent met het juiste. Zijn er verstoringen, dan kun je meteen bijstellen.

Je kunt gebruikmaken van onderstaand werkblad om je taken ook daadwerkelijk in een overzicht te verdelen. Op deze manier heb je inzichtelijk wat je te doen staat (of juist niet!) en hoeft je het ook niet te onthouden in je hoofd. Dat geeft meteen rust èn ruimte voor denkprocessen en creativiteit.

Jij bepaalt op deze manier zelf waar je NU je aandacht aan geeft en dus ook hoe je je (kostbare) tijd indeelt.

Hieronder een zelf in te vullen Eisenhower schema:

Urgent

Niet urgent

Belangrijk

DOEN Belangrijk en urgent

PLANNEN Belangrijk maar niet urgent

Niet belangrijk

DELEGEREN Niet belangrijk maar wel urgent

ELIMIINEREN Niet belangrijk en niet urgent

OEFENING

Er zijn vast genoeg taken en opdrachten, zowel in je privé als op je werk, waarmee je de Eisenhower matrix kunt vullen. Ga er dan ook mee aan de slag en ervaar hoe dit voor jou werkt. Hou alles wel in één schema. Je kan een onderverdeling maken per kwadrant in privé en werk. Let er wel op dat je je privézaken zult moeten aanpakken in privétijd en je werkzaken tijdens werktijd. Laat dit zo min mogelijk door elkaar lopen, want dat staat een goede focus in de weg!

‍